Reglamento de Participación de Stands

Definiciones:

Convención: La convención Internacional Matsuri, es un evento cultural, dedicado principalmente a la difusión del comic, la cultura pop del Japón, cine, TV y también otras expresiones artísticas diversas. Incluye además la participación de diversas tribus urbanas como los aficionados al anime, video juegos, música rock, cine y TV entre otras.

Organizador: ImperioAnime.com, es un equipo de producción encargado de llevar a cabo la convención. Durante la convención, todos los representantes y fiscales del mismo estarán debidamente identificados y son quienes velan por el desarrollo correcto de la actividad.

Reglamento: Se refiere al presente documento el cual es una obra originaria de ImperioAnime.com, por lo que cualquier reproducción parcial o total del mismo, será considerada como violatoria a los Derechos de Autor, y faculta a la organización a tomar las medidas legales pertinentes en contra de aquellos que transgredan la originalidad de las cláusulas aquí estipuladas.

Expositor: Es el comercio o negocio, representados por una persona quien puede ser el propietario o cualquier otro sobre el cual recae la responsabilidad de aceptar el presente reglamento al momento de realizar la inscripción de su negocio, grupo u organización, para exhibir promocionar o vender sus productos o servicios dentro de la convención.

Pase de expositor: Permite a los expositores acceder al recinto durante las horas de montaje y desmontaje. Los pases son limitados y cada expositor debe administrar su uso adecuado. Los pases de expositor no pueden ser usados ni tienen los beneficios de las entradas o accesos generales.

Stand: Es el área espacial dentro del inmueble, designada para cada expositor y el área exclusiva donde unicamente este podrá promocionar, vender y distribuir sus bienes o servicios. Incluye también el espacio, inmoviliario y cualquier otro implemento accesorio proporcionado por el organizador.

Restricción de ventas: No se permite la venta de ningún producto o servicio que compita directamente con los intereses del organizador o patrocinadores. Puede incluir: videos anime, afiches, discos quemados, juguetes importados, figuras de acción, artículos de producción masiva y ningún tipo de alimento. También se pueden cosiderar otros artículos o servicios que el organizador considere con restricción de ventas o distribución.

Comercial Premium: Son espacios físicos de 6m x 3m. Ubicados en una posición estratégica para dar la mejor exposición al expositor. Obtienen 6 pases de expositor y 4 mesas + 4 sillas como mobiliario de cortesía. Adicionalmente adquieren 2 espacios de parqueo. No tiene restricción de ventas, salvo la venta de alimentos.

Comercial Tipo A: Son espacios físicos de 3,5m x 3,5m. Ubicados de forma estratégica para dar una exposición óptima al expositor. Obtienen 4 pases de expositor y 2 mesas + 3 sillas como mobiliario de cortesía. Adicionalmente adquieren 1 espacio de parqueo. No tiene restricción de ventas, salvo la venta de alimentos.

Comercial Tipo B: Son espacios físicos de 3m x 3m. Ubicados de forma estratégica para dar una exposición óptima al expositor. Obtienen 4 pases de expositor y 2 mesas + 3 sillas como mobiliario de cortesía. Adicionalmente adquieren 1 espacio de parqueo. No tiene restricción de ventas, salvo la venta de alimentos.

Comercial Tipo C: Son espacios físicos de 2m x 2m. Obtienen 3 pases de expositor y 2 mesas + 3 sillas como mobiliario de cortesía. Adicionalmente adquiere 1 espacio de parqueo. Puede tener restricción de ventas.

Venta de Alimentos: Son espacios físicos destinados a la venta exclusiva de comidas. Tienen un área máxima de 6m x 3m. Quienes manipulan alimentos deberán contar con todos los permisos sanitarios. Todos los interesados en la venta y distribución de comidas deben contar con el mobiliario adecuado para la manipulación y el desecho de alimentos y el agua. Se dispondrá de un área común para la limpieza de los utensilios. Es totalmente prohibido cocinar alimentos en las instalaciones del Estadio Nacional.

Reglamento general de participación para expositores:

1. De la inscripción del stand.

Primero – La solicitud de espacio deben ser realizadas únicamente a través del formulario autorizados en el sitio web www.convenciónmatsuri.com

Segundo – La organización se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier solicitud presentada.

Tercero – No se permite el subarriendo, alquiler o compartir una parte del stand con otros expositores.

Cuarto – Si el stand requiere de algún servicio extra, electricidad, agua u otro, este deberá ser solicitado al organizador únicamente a través del formulario y en un periodo no menor a 15 días antes de la convención.

Quinto – Todo stand participante y su personal, aceptan ser los unicos responsables por el uso adecuado de sus bienes y deberá velar por cada uno de estos. El organizador no se hace responsable por las perdidas, robos o daños que sus productos o bienes personales puedan sufrir durante su estadia en el recinto o sus alrededores. En caso de accidentes o perjurios, se absuelve de todo tipo de responsabilidad civil, penal o administrativa al organizador de la convención.

2. Del ingreso a la convención.

Primero – La presentación del personal de los stands deberá ser mínimo 2 horas antes de la convención. De lo contrario el organizador no podrá asegurar el ingreso a la convención o la disponibilidad del stand.

Segundo – Solo podrá ingresar el personal que obtiene su pase de expositor. Cada expositor deberá colocar su brazalete en el brazo derecho antes de ingresar al recinto. El brazalete deberá permanecer por ambos días de la convención. Si el expositor o su personal ha removido su brazalete o de requerir brazaletes adicionales estos deberán ser adquiridos en la entrada exclusiva para personal de stands: en este caso los brazaletes de expositores y ventas se podrán comprar únicamente entre 7 am y 9 am durante ambos días al precio regular de la entrada general; después de esta hora no se venderán brazaletes de este tipo, sin embargo podrán comprar su entrada regular a la convención en las boleterías disponibles.

Tercero – Todos los expositores deberán estar listos para exhibir al momento de abrir las puertas del evento, después de la apertura no se permitirán la instalación de equipo, salvo en casos excepcionales que sean solicitados anteriormente a el organizador.

Cuarto – El desalojo de expositores inicia a las 6:00 pm para ambos días de actividad.

3. Del comportamiento durante la convención.

Primero – La convención es un evento familiar dentro de una instalación deportiva; por lo tanto queda prohibido el consumo de licor, tabaco o cualquier droga ilegal dentro de las instalaciones, so pena de expulsión inmediata y denuncia a la autoridades. Esto incluye los edificios y el área al rededor de los mismos.

Segundo – El expositor es responsable por daños ocasionados al stand, edificio, a la propiedad de otro expositor. No se podrá aplicar ningún tipo de pintura, laca adhesivos u otro tipo de recubrimientos al edificio, al piso o columnas, eximiendo al organizador de cualquier responsabilidad, civil, penal o administrativa.

Tercero – Todas las regulaciones de seguridad y prevención de incendios deben ser acatadas inmediatamente. El uso y exhibición de materiales inflamables está prohibida. El organizador cuenta con sus respectivas normas de seguridad y plan de emergencia correspondiente y pólizas de riesgo respectivas, mismas que de ser necesario se harán de conocimiento público en la convención.

Cuarto – Todo el personal de los stands deberá atender al público con cortesía durante la convención.

Quinto – Ningún expositor puede promocionar, exhibir o anunciar fuera de su stand. La distribución de muestras, artículos promoción y publicaciones debe restringirse al stand asignado.

Sexto – El nivel de sonido que podrá ser utilizado dentro del stands no debe causar molestias a los demás expositores ni a los asistentes. El organizador podrá regular el volumen del local que esté sobrepasando el nivel permitido.

Séptimo – Queda completamente prohibido mover, armar, desarmar o modificar cualquiera de las partes del equipo instalado en el stand. Para realizar algún cambio, este deberá ser solicitado únicamente a un miembro de los organizadores.

Octavo – El expositor será responsable de la recolección de los desechos generados por su actividad, mismos que serán depositados en el lugar que el organizador destine para tal fin.

Noveno – Todo expositor dedicado a la venta de alimentos preparados o empacados deberán ajustarse al concepto de patente de ventas para sodas y restaurantes. Además su personal deberá portar su certificado de manipulación de alimentos. Está terminantemente prohibido preparar alimentos durante la convención, salvo aquellos expositores que cuenten con el equipo especializado y las regulaciones de salud dispuestas por el Ministerio de Salud de Costa Rica. El expositor deberá otorgar copia de dichos permisos los cuales podrán ser requeridos en cualquier momento por el organizador so pena de cierre inmediato del establecimiento y expulsión de la convención.

Décimo – Cualquier expositor que venda o distribuya artículos que violen las leyes de Derechos de Autor aceptan ser los únicos responsables por la distribución de estos productos. En caso de demandas legales o decomiso absuelven y exoneran de todo tipo de responsabilidad civil, penal o administrativa, al organizador de la convención.

Undécimo – Quedan completamente prohibida la distribución, venta y propaganda de cualquier material o artículo político, erótico, pornográfico, con violencia gráfica o discriminación o racismo de cualquier tipo. Cualquier expositor que venda o distribuya artículos de este tipo, acepta ser el único responsable por la distribución de estos siempre y cuando cumpla con la legislación vigente para la distribución de este tipo de material. En caso de demandas legales o decomiso, se absuelve de todo tipo de responsabilidad civil, penal o administrativa al organizador de la convención. Adicionalmente el expositor acepta dar potestad al organizador de decomisar cualquier artículo que violente esta regulación, en cuyo caso, se reserva la organización la potestad de dar aviso a las autoridades pertinentes por la infracción en cuanto a la distribución de este material en violación al código penal y leyes conexas.

4. De las violaciones al presente reglamento.

Primero – En caso de una violación a este reglamento, el expositor acepta que recibirá una única advertencia de tipo verbal, una segunda falta a este reglamento, ocasionará el cierre inmediato del stand. En el caso de incurrir múltiples veces, el expositor acepta que podrá ser expulsado de la convención sin derecho a devolución de dinero.

Actualizado: 18/01/2017